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電子メール使いこなし 返信編
引用機能の使いすぎには要注意です
相手から送られてきた返信の後半に、自分が送ったメールの文章がまるまる掲載されていることも。これは『メッセージの引用』という機能。会話のように、聞いてすぐ答えたり、聞き逃したことをすぐ聞き返したりできない電子メールでは、元のメールのどの部分に、どのような返信をしたのか、を明確にすることで、話題をスムーズに進行できます。
たとえば「アウトルック・エクスプレス」では、※ツールバー→ツール→オプション→送信と項目をたどり、
画面上から5番目のチェックボックス「返信に元のメッセージを含める」にマークを入れます。
すると、返信メールを製作する際に、元のメッセージが自動的に引用されるようになります（もちろん、引用した文章は消去や編集が可能です）。
とはいえ、元のメッセージを全文引用しては、無駄な部分が多すぎて、かえって内容がわかりづらくなります。可能ならば、メールソフトの自動引用機能はOFFにしておき、相手のメールの文面から、必要な部分だけをマウス操作で抜き出し、返信メールに貼り付けるべき。ダラダラ引用はマナー違反と心得ましょう。