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電子メール使いこなし 整理編
メールは振り分けて管理しましょう。
10通20通ものメールが毎日届いていると、メールソフトの受信箱はあっという間に満杯状態に。これでは、大切なメールや緊急のメールを見落としても不思議ではありませんし、それぞれのメールに対する返信も、記憶を頼ってのあいまいな作業になりがちです。
そこで活用できるのが、メールソフトの『振り分け』機能。「アウトルック・エクスプレスでは『メッセージルール』と呼んでいますが、要するに、メールを自動的に分類整理し、見やすく並べてくれる機能です。
※ ツールバー→ツール→メッセージルール→メールと進み、振り分けのためのルールを設定します。
たとえば「件名に“○○株式会社”という言葉があるメール」を「指定した“会社”というフォルダにコピーする」などの条件を与えるのです。
すると、到着したメールの情報をメールソフトが解析。メッセージルール通りに振り分け、削除、転送などの処理を行ってくれます。
複数のルールを同時進行させることもできますが、その際には、設定したルールが重複していないかどうか、注意深くチェックしましょう。